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[教程] Excel表格中数据比对和查找的几种技巧

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发表于 2024-4-16 20:05 | 显示全部楼层 |阅读模式

Excel表格中数据比对和查找的几种技巧

应用案例一:比对取出两表的交集(相同部分)

Sheet1中包含了一份数据清单A,sheet2中包含了一份数据清单B,要取得两份清单共有的数据记录(交集),也就是要找到两份清单中的相同部分。

Excel表格中数据比对和查找的几种技巧-1.jpg

方法1:高级筛选

高级筛选是处理重复数据的利器。

选中第一份数据清单所在的数据区域,在功能区上依次单击【数据】——【高级】(2003版本中菜单操作为【数据】——【筛选】——【高级筛选】),出现【高级筛选】对话框。

在对话框中,筛选【方式】可以根据需求选取,例如这里选择“将筛选结果复制到其他位置”;【列表区域】就是之前所选中的第一份数据清单A所在的单元格区域;【条件区域】则选取另外那份清单B所在的单元格区域。如下图所示:

Excel表格中数据比对和查找的几种技巧-2.jpg

点击【确定】按钮后,就可以直接得到两份清单的交集部分,效果如下图。其中两个清单中虽然都有【西瓜】和【菠萝】,但是由于数量不一致,所以没有作为相同记录被提取出来。

Excel表格中数据比对和查找的几种技巧-3.jpg

这个操作的原理,就是利用了高级筛选功能对于匹配指定条件的记录进行筛选的功能,把两张表中的任意一张作为条件区域,在另外一张表中就能筛选出与之相匹配的记录,忽略掉其他不相关的记录。

需要注意的是,使用高级筛选的时候务必注意两个清单的标题行要保持一致(高级筛选中作为条件区域的前提),并且在选取【列表区域】和【条件区域】的时候都要把标题行的范围包含在其中。

方法2:公式法

使用公式进行比对的方法有很多,如果是单列数据对比比较常用的函数是COUNTIF函数,如果是多列数据记录对比,SUMPRODUCT函数比较胜任。

在其中一张清单的旁边输入公式:

=SUMPRODUCT((A2&B2=Sheet2!A$2:A$13&Sheet2!B$2:B$13)*1)

并向下复制填充。其中的Sheet2!A$1:A$13和Sheet2!B$2:B$13是另一张清单中的两列数据区域,需要根据实际情况修改。公式结果等于1的记录就是两个清单的交集部分,如下图所示:

Excel表格中数据比对和查找的几种技巧-4.jpg

应用案例二:取出两表的差异记录

要在某一张表里取出与另一张表的差异记录,就是未在另外那张清单里面出现的部分,其原理和操作都和上面第一种场景的差不多,所不同的只是筛选后所选取的集合正好互补。

方法1:高级筛选

先将两个清单的标题行更改使之保持一致,然后选中第一份数据清单所在的数据区域,在功能区上依次单击【数据】——【高级】,出现【高级筛选】对话框。在对话框中,筛选方式选择“在原有区域显示筛选结果”;【列表区域】和【条件区域】的选取和前面场景1完全相同,如下图所示:

Excel表格中数据比对和查找的几种技巧-5.jpg

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